La loi du 3 août 2009 sur la mobilité prévoit de remplacer à titre expérimental la pratique de notation par l’entretien d’évaluation. La notation est jugée inefficace depuis longtemps et, en 2001, la Cour des comptes insistait sur la forte concentration des notes chiffrées en haut de l’échelle pour conclure que la note et sa progression n’avaient plus de sens. L’évaluation est considérée comme plus efficace, propice à des échanges prenant mieux en compte les potentialités des agents et leurs aspirations personnelles. Pour les collectivités territoriales, l’entretien d’évaluation des agents, outil essentiel de la gestion des ressources humaines, est un exercice parfois déjà pratiqué depuis longtemps mais de manière souvent informelle, en tout cas très diversifiée selon la taille et les moyens des collectivités, et aussi selon la volonté politique des élus.

La commune de La Laigne, en Charente-Maritime, compte 270 habitants. La mairie emploie deux agents à temps partiel. Le maire, Jean-François Wacrenier :  » Un entretien d’évaluation annuel ? Mais c’est inutile, nous sommes tout le temps ensemble et l’entretien est une pratique quotidienne. Nous nous contentons de remplir la fiche de notation obligatoire, avec ses quatre critères, destinée à la commission administrative paritaire départementale.  » Donner en exemple cette petite commune, c’est mesurer d’emblée, face à la pratique de l’entretien d’évaluation des agents, le fossé qui sépare les petites collectivités territoriales de celles qui emploient cent, mille, dix mille agents territoriaux, sans parler des grandes administrations étatiques ou hospitalières.

Au sein de la communauté de communes du canton de Courçon (9 500 habitants), à laquelle adhère la commune de La Laigne, la pratique de l’entretien annuel reste informelle, excepté dans la maison de la petite enfance, service intercommunal managé par sa directrice selon les règles de la gestion des ressources humaines.  » Ce service qui emploie 8 salariés a un fonctionnement plus complexe que le siège de la communauté « , déclare Christian Lauzu, son directeur.  » Il accueille du public et son personnel a des horaires très variables. En revanche, au siège, nous sommes seulement quatre, en contact permanent toute l’année. Les demandes des agents sont formulées dans les feuilles de notation. Je préfère l’entretien informel au quotidien plutôt qu’un système de notation qui a montré ses limites et qui est calqué sur la fonction publique d’Etat.  » Selon Christian Lauzu, même si leur faible effectif ne le justifie pas toujours, il existe aussi de très petites collectivités qui pratiquent une gestion rigoureuse de leurs ressources humaines avec un entretien annuel formalisé.

Mise en place

Une procédure d’entretiens d’évaluation vient, tant bien que mal, d’être mise en place au sein de la communauté de communes des Collines du Perche (7 500 habitants), dans le Loir-et-Cher. La collectivité avait déjà adopté la notation des agents en 2005.  » Depuis 2008, nous essayons aussi de réaliser un entretien annuel d’évaluation auprès des 25 agents, mais nos contraintes de temps ne nous ont pas permis de maintenir cet objectif « , raconte Anita Léger, responsable des ressources humaines et de la gestion-comptabilité. La communauté ayant pris la compétence scolaire, le personnel des écoles transféré des mairies constitue l’essentiel des effectifs.  » Ce n’est pas un exercice facile et il arrive que des agents n’arrivent pas à s’exprimer « , précise Anita Léger ajoutant :  » Nous remettons à l’agent un document à remplir avant l’entretien, mais il est souvent mal complété. Ici, nous sommes dans un milieu très rural, ce type d’exercice est plutôt mal perçu, aussi bien par les agents que les élus. «  L’entretien avec un agent se déroulait toujours sur son lieu de travail, en présence du président élu de la communauté et du responsable des ressources humaines.  » Cette manière de procéder se heurtant à une méconnaissance du personnel dans sa situation de travail, nous essayons d’amener les maires, plus proches des agents, à participer eux-aussi aux entretiens, ce qui ne va pas sans réticence de leur part. Pour améliorer notre gestion des agents, il nous faudrait être accompagnés dans notre démarche et mieux soutenus par les élus « , conclut Anita Léger.

C’est aussi en 2008 que la communauté de communes de Sélestat (36 000 habitants), dans le Bas-Rhin, s’est inscrite dans une démarche d’évaluation par entretiens avec ses agents. En revanche, elle n’a jamais pratiqué le notation, jugée inutile.  » Nous sommes satisfaits de constater que la récente loi sur la mobilité va dans le sens du remplacement de la notation par l’entretien « , observe Hervé Heitz, directeur général des services. La communauté compte 50 agents et 20 vacataires périscolaires. En 2007, quelques cadres de la collectivité ont été formés pour procéder aux évaluations des agents avec l’appui du centre départemental de gestion de la fonction publique territoriale. La mise en place initiale des entretiens a été précédée d’une information des agents sur l’objectif de cette procédure, puis des documents permettant de s’y préparer leur ont été remis quinze jours avant l’entretien : une grille de questions servant de fil conducteur ainsi qu’une fiche de poste destinée à être ajustée.
Conduit par l’encadrant direct, l’entretien, d’une durée d’une heure et se déroulant sur un lieu hors travail, porte sur le bilan de l’activité, les échanges professionnels avec l’encadrement, la situation au travail, le positionnement dans la structure, les attentes en matière de formation, l’évolution de carrière et les objectifs pour l’année à venir.  » Nous y ajoutons un échange sur la pertinence de l’organisation des services, de façon à bien positionner l’entretien non pas comme une simple évaluation de l’agent mais aussi comme un échange constructif pour les services « , précise Hervé Heitz.  » Nous en sommes au second exercice et le bilan est positif. C’est un moment très satisfaisant, aussi bien pour l’encadrement que pour les agents, malgré les inquiétudes qui ont pu exister au départ. «  La direction procède à une lecture de l’ensemble des résultats d’entretien afin d’améliorer l’organisation des services. La synthèse comporte des propositions de réorganisation et de nouveaux moyens, elle remonte au président élu de la communauté.

 » Accompagner « 

Au conseil général de l’Essonne, avec 4 300 agents, nous ne sommes plus tout à fait sur la même planète. Les méthodes pour gagner en efficacité dans la procédure d’évaluation sont à la hauteur des moyens financiers et humains engagés. Depuis 2008, une panoplie d’outils pédagogiques a été mise en place : formation initiale aux entretiens d’évaluation et groupe d’échange de pratiques à destination des encadrants, numéro vert pour des questions sur le management et le statut et forum Internet questions/réponses pour les évaluateurs et les évalués. Jean-Marc Sauret, chef de service du management et des conditions de travail et responsable de ces outils, affirme :  » Notre mission est d’accompagner les agents en continu et de les amener à adopter une culture de projet – impliquer les agents, dans le respect des personnes et avec le souci d’atteindre des objectifs communs à la collectivité. «  A noter que des groupes d’échange de pratiques sont mis en place spécifiquement pour les principaux et gestionnaires de collège, dépendant de l’Education nationale, afin de préparer les entretiens d’évaluation du personnel technique des collèges, dépendant du conseil général.

Les petites collectivités locales ont donc parfois bien des difficultés à faire en sorte que l’évaluation de leurs agents devienne une procédure gagnant/gagnant, à savoir que le personnel puisse mieux se positionner dans la structure et que la structure améliore l’organisation de ses services. Souvent les faibles moyens financiers et humains dont elles disposent ne leur permettent pas d’investir à la hauteur des enjeux. Mais elles peuvent bénéficier d’un accompagnement en s’appuyant sur les services de leur centre départemental de gestion, si celui-ci est en capacité de les offrir.
Selon Edith Merrant, responsable de l’unité études et formation au centre de gestion des Côtes-d’Armor (CDG22), et Anne-Claire Guillet, responsable du pôle études, la situation a évolué dans le bons sens depuis cinq ans.  » En 2004, la plupart des collectivités locales du département, hormis les quelques plus importantes, n’avaient aucune pratique de l’entretien d’évaluation des agents. Et celles qui avaient cette pratique procédaient de manière informelle, sans appui sur des outils managériaux. Aujourd’hui, après plusieurs années de sensibilisation et d’accompagnement des collectivités, mais aussi avec l’arrivée de nouveaux élus aux profils différents des précédents, la situation est en train de changer, surtout dans les communautés de communes très demandeuses d’intervention sur le management. Les métiers des agents territoriaux étant mieux reconnus – la fiche de poste s’est généralisé -, une évaluation professionnelle devient possible. A cet effet, nous nous efforçons de concevoir des outils simples que les petites collectivités puissent s’approprier aisément. « 

Xavier Toutain